媒体管家上海软闻:媒体邀约专访全流程简化指南
一、前期准备:精准定位,一击即中
1. 明确目标
1. 是推广新品、回应危机,还是塑造企业领袖形象?目标决定媒体选择方向。
2. 例如:科技公司发布AI芯片,需邀约《36氪》《量子位》等垂直媒体;若涉及行业政策解读,则优先联系财经类平台。
2. 筛选媒体清单
1. 按类型划分:网媒(快速传播)、电视(权威背书)、报纸(深度报道)、视频(直观呈现)。
2. 按影响力排序:头部媒体(如央视财经、新浪科技)覆盖广,垂直KOL(如某领域自媒体大V)粘性高。
3. 避坑提示:避免“广撒网”,优先邀约3-5家核心媒体,确保资源集中。
3. 准备“弹药库”
1. 新闻通稿:用数据+案例提炼专访亮点(如“XX技术降低30%成本”),避免冗长背景。
2. 背景资料包:企业简介、产品手册、高管简历、高清图片/视频(供媒体二次创作)。
3. 专访提纲:列出3个核心问题(如技术原理、市场应用、未来规划),预留媒体自由发挥空间。
二、邀约执行:个性化沟通,快速确认
1. 多渠道触达
1. 官方渠道:通过媒体官网“联系我们”页面提交邀约,或拨打编辑部电话。
2. 社交媒体:在微博、微信公众号后台留言,或通过LinkedIn联系记者个人账号。
3. 熟人推荐:若已有媒体合作资源,可请中间人引荐,降低信任门槛。
2. 发送邀约邮件
1. 标题:直击核心(如“[专访邀约] XX企业CEO揭秘AI战略,诚邀深度报道”)。
2. 正文:
1. 1句话介绍企业+专访主题;
2. 明确时间、地点、形式(如线上/线下);
3. 强调媒体收益(如独家数据、高管时间、现场互动);
4. 附上新闻通稿与资料包链接;
5. 要求3日内回复确认。
3. 跟进与确认
1. 若3天无回复,电话二次沟通,灵活调整时间(如从工作日改为周末)。
2. 确认后要求媒体以邮件或签字文件回执,避免口头承诺。
三、现场支持:细节决定成败
1. 场地与设备
1. 线下专访:选择安静、光线充足场地,背景布置企业LOGO(但避免过于商业化)。
2. 线上专访:提前测试网络、麦克风、摄像头,准备备用设备(如4G热点)。
2. 人员协调
1. 安排专人接待媒体,引导签到、就座、领取资料。
2. 提前与受访高管沟通提纲,避免敏感话题(如未公开的财务数据)。
3. 现场互动
1. 破冰环节:用轻松话题缓解紧张(如“您之前报道过类似案例吗?”)。
2. 数据支撑:准备图表或实物演示,增强观点说服力。
四、后续跟进:让报道效果翻倍
1. 24小时内同步资料
1. 发送专访实录(文字/视频)、高清图片及补充资料,方便媒体快速发稿。
2. 个性化感谢
1. 邮件或手写卡片表达诚意,提及报道亮点(如“感谢对XX技术的深度解读”)。
3. 长期关系维护
1. 定期向合作媒体发送企业动态简报,邀请参加闭门会、新品内测等活动。